校内各单位：
为进一步提升学校国有资产的管理效能，确保公用房管理行为的规范化，有效提高其使用效率，依据《吉林大学公房管理办法》（校发〔2021〕192号）等相关文件的指导精神，学校决定启动2024年度办公用房（含辅助用房）的专项检查工作。具体通知如下：
一、检查范围
（一）各党政职能部门、直属管理机构、群团组织、派出机构、直属服务机构、直属业务机构使用或负责管理的全部办公用房。
（二）教学单位、研究机构使用的行政办公用房。
二、检查内容
本次专项检查工作主要针对办公用房的使用情况，具体如下：
（一）办公用房：是否存在超出标准配置的问题；是否存在未经许可擅自侵占、转让或调换办公用房的行为；是否存在擅自占用公共设施（例如楼梯、走廊、门厅、卫生间、设备间等）的现象。
（二）辅助用房：是否存在超出标准配置或过度配置的情况，包括但不限于会议室、接待室、贵宾接待室、活动室、员工休息室、档案存储室、资料查阅室、储藏空间、物资仓库、库房区域、文印作业室、材料储存库、试卷库、卷宗保管库以及备品备件室等各类辅助性用房，或以其他名义所设立的非工作人员专属办公场所。
（三）其他：《吉林大学公房管理办法》（见附件1）中第二十五条所提及的其他违规使用情形。
三、工作步骤及时间安排
（一）单位自查阶段（2024年11月6日—2024年11月15日）
根据学校相关规定，各相关单位需对办公用房的使用状况开展自查与整改工作，具体要求明确如下：
1.各单位须严格遵循《吉林大学公房管理办法》（见附件1）所规定的办公用房配置标准，并对本单位办公用房进行定额标准核定。对于超出规定标准的部分，学校将收回并重新进行调配使用。
2.各单位需对其使用并负责管理的办公用房开展全面细致的自查工作。针对本单位所使用的办公用房，需认真填写《吉林大学办公用房专项检查情况统计表》（见附件2），所填内容涵盖：本单位处级领导干部、科级及科级以下工作人员的办公用房信息，以及档案资料室、文印室、接待室、储藏室等各类辅助用房的信息。在填写过程中，房间的建筑名称、房间号、使用面积等具体信息，需严格依据学校“房地一体全过程管理信息系统”内的数据进行准确填报。
3.在自查阶段中，各单位需编制公用房屋专项检查自查报告。该报告的核心内容应涵盖本单位公用房屋当前的使用状况、自查环节中发现的问题以及针对这些问题所制定的具体整改措施。
4.各单位严禁在本单位辅助用房内存放个人物品、待报废资产等。
5.对于本单位超出定额标准的办公用房，若其使用用途具备特殊性和必要性，请各单位从专项辅助用房设立的必要性、特殊性及政策依据等方面进行使用需求论证，并形成报告，提交资产管理处审批。
6.请各单位务必在2024年11月15日下班前，将以下材料准备齐全并提交资产管理处公用房管理科（鼎新楼C453室）：《吉林大学办公用房专项检查情况统计表》、自查报告以及超标配用房需求论证报告，所有提交的材料须经本单位主要负责人签字并加盖公章。若本单位所使用的公用房在自查中未发现第二条“检查内容”所列明的违规使用情形，则需提交零报告说明情况。
（二）学校核查阶段（2024年11月18日—2024年11月30日）
资产管理处将协同相关部门，对各单位提交的自查情况进行逐一核查。对于在核查过程中发现的任何违规使用情形，或未经审批即超出定额标准的辅助用房，学校将予以收回，并重新进行调配使用。
四、注意事项
（一）各单位人员编制数以党委机构编制委员会办公室所下达的为准。
（二）双肩挑处级领导干部应仅配置一处办公用房，其业务关系所在的教学、科研单位，在符合实际情况的前提下，原则上可保留一处业务用房。其他处级领导干部原则上仅配置一处办公用房。
（三）各单位须明确提供辅助用房的详细使用方向及具体用途信息；针对其它专项辅助用房，则需提供相关政策依据、会议决定等证明材料以证明其配置合理性。
（四）退休人员不得占用单位办公用房。
（五）对于校内外单位挂职人员、人才派遣Ⅱ类人员、学生助理以及返聘人员等所需办公用房，应由所在单位自行解决。
（六）学校办公用房由下属企业、挂靠的行业协会等社会组织使用，应按照公房出租管理的相关规定执行。
五、工作要求
（一）强化领导责任，提升重视程度。实行单位主要负责人责任制，明确专人负责本次核查任务，切实履行责任，对本单位办公用房的使用情况进行逐一、全面的排查，对发现的问题及时予以清理整改，对于无法整改的问题，需上报具体原因。
（二）注重核查质量，坚持实事求是。各单位需秉持实事求是的原则，如实逐项进行清查，确保无遗漏；真实、准确地反映存在的问题，严禁虚报、瞒报。对于故意虚报、瞒报、推诿敷衍以及因工作疏忽导致国有资产流失的行为，学校将依据相关规定，严肃追究相关单位负责人及责任人的责任。
联系方式：公房管理科 刘辉85166989
附件1：《吉林大学公房管理办法》（校发〔2021〕192号）
附件2：《吉林大学办公用房专项检查情况统计表》
资产管理处
2024年11月6日
